Le contrat de nettoyage en copropriété : une décision collective
En copropriété, l'entretien des parties communes est une dépense courante mais le choix du prestataire est une décision collective prise en assemblée générale (AG). Le syndic ne peut pas conclure ou reconduire un contrat de nettoyage sans l'accord de l'AG, au-dela d'un certain seuil de dépense.
Ce guide vous explique comment préparer l'AG sur ce sujet, combien de devis présenter et à quelle majorité le contrat est vote.
Combien de devis faut-il présenter en AG ?
La loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété et le décret du 17 mars 1967 ne fixent pas de nombre précis de devis obligatoires pour les contrats de nettoyage courant. Mais la pratique et la jurisprudence donnent des reperes clairs :
- Pour les travaux et contrats importants (au-dessus du seuil de mise en concurrence vote par l'AG) : le syndic doit présenter au minimum 2 devis.
- Pour les contrats courants de faible montant : le syndic peut agir dans le cadre de son mandat ordinaire, mais la présentation de plusieurs offres reste une bonne pratique.
- Recommandation pratique : présenter 3 devis est la standard qui s'impose progressivement dans les bonnes pratiques de gestion, car cela permet une vraie comparaison et legitime le choix retenu devant l'ensemble des copropriétaires.
A quelle majorité le contrat de nettoyage est-il vote ?
Le contrat d'entretien courant des parties communes est une décision de gestion ordinaire, votée à la majorité simple de l'article 24 de la loi de 1965 : majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance.
Ce n'est pas une majorité absolue (article 25, moitie des tantièmes de tous les copropriétaires) ni une double majorité (article 26). La majorité simple suffit, ce qui rend ce vote généralement accessible.
Ce que le syndic doit inclure dans la convocation
Pour que le vote soit valide, les documents relatifs au contrat soumis au vote doivent être joints à la convocation d'AG. Pour un contrat de nettoyage, cela comprend :
- Les devis comparatifs des prestataires consultes
- Le projet de contrat (ou les conditions générales du prestataire retenu)
- Si applicable, les références et attestations du prestataire (Qualipropre, RC Pro)
- Un tableau comparatif synthetique si plusieurs offres sont soumises
Un vote réalisé sans que les documents aient ete joints à la convocation peut être conteste en justice dans les 2 mois suivant la notification du proces-verbal.
Rediger un bon cahier des charges pour la copropriété
Avant de solliciter des devis, le conseil syndical ou le syndic doit rediger un cahier des charges qui precisera :
- La liste des zones à nettoyer : hall(s), escaliers, paliers, ascenseur(s), parking, cave(s), espaces extérieurs
- La surface aproximative de chaque zone
- La fréquence souhaitee pour chaque zone (ex. : hall et escaliers 3x/semaine, parking 1x/mois)
- Les contraintes d'accès (digicode, cle, interphone)
- Les horaires acceptables pour les résidents
- Les prestations complementaires : vitrerie de hall, entretien des espaces verts, dégraissage de la zone de conteneurs
Un cahier des charges précis vous garantit de recevoir des devis comparables et evite les discussions sur ce qui est inclus ou non apres la signature.
Changer de prestataire en copropriété : points d'attention
Si l'AG vote le changement de prestataire, plusieurs points sont à anticiper :
- Article 7 de la convention collective propreté : le nouveau prestataire doit reprendre les agents du prestataire sortant qui intervenaient sur la residence (voir notre guide sur le changement de prestataire). Cela peut impacter le tarif final du nouveau prestataire.
- Préavis du prestataire sortant : le syndic doit notifier la résiliation au prestataire sortant par LRAR en respectant le préavis (généralement 3 mois). La décision de l'AG ne dispense pas du préavis contractuel.
- Période de transition : prévoir un chevauchement de 2 à 4 semaines pour la remise des clés, des codes d'accès et les état des lieux.
Évaluer la qualité du prestataire en place
Avant de décider de changer de prestataire, le conseil syndical peut mettre en place un suivi simple : cahier d'intervention signé par l'agent à chaque passage, fiche de relevé des anomalies signalées par les résidents, rapport annuel du syndic sur les réclamations reçues. Ces éléments objectivent le débat en AG et permettent d'évaluer si le prestataire en place mérite réellement d'être reconduit.
Obtenir 3 nouveaux devis ne vous oblige pas à changer de prestataire : c'est aussi un outil pour vérifier que votre contrat actuel est dans les prix du marché et, si ce n'est pas le cas, renégocier directement avec votre prestataire actuel.